こんな人におすすめの手順です。
- 成果物に余計なことを書いて、伝えたい部分以外で指摘されてしまう
- 成果物の整合性がとれてなくて、伝えたい部分以外で指摘されてしまう
- 成果物は良いものが作成できても、いざ会議をしても何も決まらない。
- 説明中に受けた指摘に、うまく対応できない
目的
会議で脱線せずに自分が決めたいことを決める。
手順概要
自分が決めたい事にフォーカスして資料をブラッシュアップして、レビューを乗り切るための準備をする手順です。
では早速手順を見ていきましょう！
調査・計画
目的を再確認する
資料を作り始める前に自分がその打合せで何を決めたいか、
何を承認してもらいたいかを再確認します。
資料の先頭やアジェンダに会議の目的を書いておくとブレないですね。
- プロジェクトの始まりで方向性に同意をもらう
- 改修対象を選定したので、選定理由に同意をもらう
等があります。
「なんかよくわからないから決めて欲しい。」なんて目的はNGですね。
思考停止してると言われてしまいます。
会議資料作成
目的が決まったら会議資料を作っていきます。
ここでポイントが
- 会議資料は作業エビデンスをそのまま利用するのはNG
- 決めたいところ以外の余計な情報は極力記載しない
- 選択肢が挙げられている
- 選択肢の中で選定した理由が明確になっている
余計な情報が盛り沢山だと関係ないところで指摘されて、
結局決めたいところまでたどり着けないなんて事があります。
余計なところは省きますが、どういう選択肢がある中でどうしてそうしたのか、
そのプロセスに同意してもらうと、決めたいことが決まりやすいです。
何より決めてもらうというより、自分の考えに承認してもらうという意識で
準備に全力を尽くしましょう！
